Выемка из кассы 1с розница 2.2. Внешняя обработка выемка дс из кассы
Отправить эту статью на мою почту
Как в 1С Рознице 2.2 выполнить передачу денежных средств (далее ДС) из контрольно-кассовой машины, в которую они поступают при розничной торговле, и оприходовать в операционную кассу компании? Если вас интересует этот вопрос, то эта статья как раз для вас.
Выемку денег в 1С может быть выполнена как при непосредственной работе в РМК без завершения кассовой смене, так и при завершении работы и закрытии текущей рабочей смены.
В первом случае при нажатии клавиши Выемка денег надо вручную указать сумму, забираемую из кассы ККМ. На экране появится форма ввода суммы изымаемых денег. Следует ввести сумму и нажать Enter.
Обратите внимание, выемку денег в 1С возможна только при наличии подключения к фискальному регистратору или другому устройству печати чеков. В противном случае система выдаст ошибку.
Во втором случае изъятие выполняется при нажатии клавиши Закрытие смены.
Оставьте, пожалуйста, в комментариях интересующие Вас темы, чтобы наши специалисты разобрали их в статьях-инструкциях и в видео-инструкциях.
В зависимости от настроек системы возможны следующие варианты: либо автоматически будет снята вся сумма, хранящаяся в кассе ККМ, либо будет предложено вручную указать сумму выемки, либо снятие не будет произведена совсем.
Здесь отвлечёмся на настройки системы. Правила проведения выема ДС задаются в регистре сведений Кассовая дисциплина выемки при закрытии смены. Открыть его можно из карточки магазина или организации при нажатии пиктограммы Перейти.
Здесь настраиваются следующие варианты:
Выполнять полную выемку. Тогда при нажатии клавиши Закрытие смену весь текущий остаток денежных средств, будет автоматически считаться изъятым из кассы.
Разрешать неполную выемку с указанием максимальной суммы остатка. При закрытии кассы система предложит указать сумму выемки ДС, оставшиеся ДС будут храниться в кассе. Если сумма остатка будет превышать максимальное значение, то при выполнении операции закрытия смены система выдаст предупреждение с возможностью исправить ранее указанную сумму снятие или произвести выемку позднее. Этот же контроль установлен и при ручном изъятии денег в процессе работы кассира в РМК.
Выемку не производить.
Если настройка по организации и магазину отсутствует, то при закрытии смены автоматом будет отражено полное изъятие денег из кассы.
В результате в системе будет создан документ выемки денежных средств, который отражает передачи денег в операционную кассу магазина.
Так наличных денег в ККМ уже нет, но ив операционную кассу они еще не поступили. Эту информацию мы можем проверить с помощью отчета Наличные денежные средства (раздел Финансы – Отчеты по финансам).
Чтобы ДС поступила в операционную кассу компании потребуется принять их туда. Сделать это можно в специальном рабочем место Приходные кассовые ордера (раздел Финансы). Сначала откройте вторую вкладку, там отражаются распоряжения на прием ДС и, соответственно, в этот список попадают документы выемки. При нажатии команды Принять оплату формируется Приходный кассовый ордер и деньги зачисляются в кассу.
На первой вкладке этого рабочего места уже сформированные документы оприходования ДС.
Рассказывалось об оформлении в программе «1С:Управление торговлей» редакции 11.3 розничных продаж через автоматизированную торговую точку с подключенным фискальным регистратором.
Сегодня Вы узнаете, как для АТТ оформить передачу розничной выручки в кассу предприятия.
В отличие от продаж через НТТ (неавтоматизированную торговую точку), при продажах через АТТ передача выручки происходит в два этапа:
- Выемка денег из ящика контрольно-кассовой машины (ККМ);
- Оформление приходного кассового ордера на поступление денег в кассу организации.
Рассмотрим подробнее.
Выемка денег из ККМ
Предположим, в нашей автоматизированной торговой точке были совершены продажи, затем кассовая смена была закрыта, выручка находится в ящике контрольно-кассовой машины.
Для оформления в 1С выемки денег из ККМ перейдем в журнал чеков ККМ.
Продажи / Розничные продажи / Чеки ККМ
В нижней части журнала отображается статус кассовой смены и сумма в кассе ККМ:
Нажмем кнопку «Выемка денег». В открывшемся окне введем вынимаемую сумму, затем нажмем ОК.
Программа зафиксировала выемку денежных средств из кассы ККМ. Если сейчас обновить информацию о статусе смены, то сумма денег в кассе уменьшится.
Ведомость по денежным средствам. Денежные средства в пути
Выемка из ККМ оформлена, но деньги еще не переданы в кассу предприятия. В программе эта сумма учитывается как «денежные средства в пути».
Откроем отчет «Ведомость по денежным средствам».
Казначейство / Отчеты по казначейству / Ведомость по денежным средствам
Сформируем этот отчет по нашей организации.
Напоминаем, что по умолчанию отчеты формируются в валюте управленческого учета, в нашем примере – в долларах США. «Денежные средства в пути» выведены в отдельной подгруппе.
Приходный кассовый ордер на поступление розничной выручки
Наличие денежных средств в пути (после выемки розничной выручки из кассы ККМ) является основанием для поступления в кассу предприятия. Поэтому создавать приходный кассовый ордер в данном случае лучше не вручную, а автоматически, с помощью страницы «К поступлению».
Откроем журнал ПКО.
Казначейство / Касса / Приходный кассовый ордер
В журнале перейдем на вкладку «К поступлению». Здесь находится список распоряжений на поступление наличных в кассу.
Совет . Чтобы упростить поиск по распоряжениям, можно задать отбор в поле «Основание платежа»
Укажем основание платежа – «Денежные средства в пути». Отобразилось нужное нам распоряжение на поступление денег из кассы ККМ. Выделим его и нажмем «Оформить».
Создан новый документ «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Поступление из другой кассы». В нем на вкладке «Основное» уже заполнены сумма и касса-отправитель (фискальный регистратор). В поле «Касса» необходимо указать кассу предприятия, в которую поступают деньги.
Важно . Чтобы при распечатке кассового ордера выводились все необходимые данные, не забывайте заполнять реквизиты на вкладке «Печать».
После заполнения проведем и закроем документ.
Если теперь переформировать отчет «Ведомость по денежным средствам», в нем отобразится списание денег из подраздела «Денежные средства в пути» и поступление их в ка ссу предприятия.
Читайте нашу статью о расчете прибыли от розничных продаж.
Как один отдельный кирпич в стене не сильно влияет на прочность всего здания, так и ведение кассы магазина само по себе не даёт вам каких-то явных глобальных преимуществ. Если кирпич вытащить - стена не рухнет.
Касса это и есть такой небольшой кирпич. Один из многих. Сам по себе незначительный и совершенно неинтересный. Но вместе с другими создающий целостную, работающую систему.
Построить здание без кирпичей не удаётся.
Например, главное условия ведения остатков товаров в 1С заключается в том, чтобы все реальные движения товара были в точности отражены в программе.
Одно таких из движений - продажи за день. Если кассир все сделал правильно, то в документе «Отчет о розничных продажах» должен быть перечень всех товаров, проданных за смену. Но как быть уверенным в том, что всё внесено правильно?
Один из вариантов - требовать с кассира сверять сумму продаж по компьютеру с реально полученной за смену выручкой. Как выполняет это требование кассир? В лучшем случае, смотрит на итоговую сумму документа, который появляется на экране при закрытии смены.
Работа без ведения кассы возможна, но целостным и полным учет не будет.
Сумма этого документа должа быть сверена с суммой наличных в кассе. Но в ней, кроме поступления наличных, отражена также оплата банковскими картами, бонусами или подарочными сертификатами. Остаток в кассе тоже редко совпадает с полученной за день выручкой - там и остатки с предыдущего дня, и поступления разменных денег, и изъятия наличных в центральный офис. Т.е. чтобы выполнить ваше требование, кассиру необходимо приложить усилия. Учитывая, что все происходит в конце смены, когда уже так хочется побыстрей сбежать домой, кассир в итоге вообще ничего не сверяет.
Это приводится к тому, продажи вообще не сверяются и по разным причинам отличаются от реальных. Что вносит свою небольшую долю отклонений в результаты инвентаризации.
Ведение кассы - это как раз тот рычаг, который может заставить кассира нормально проверять документы в программе. Вы требуете с кассира лишь того, чтобы сумма наличных в кассе совпадала с суммой остатка в отчете по кассе.
Пример отчета
Сокращения и термины
Перед тем, как перейти к описанию работы с программы, ознакомьютесь с терминами, которые там используются:
- ДС - денежные средства
- Статья ДДС
- статья движений денежных средств.
- Используется для отчетов: «Движения денежных средств», «Ежедневный отчет кассира»
- Статья затрат
- Используется для группировки в отчетах по затратам: «Затраты», «Структура оборотных средств»
- Отличия статьи затрат от статьи ДДС описаны ниже
- РКО - расходный кассовый ордер
- ПКО - приходный кассовый ордер
Отличие статьи затрат от статьи ДДС
- Не все движения ДС являются затратами
- Например «Перемещение ДС», «Внесение размена», «Сдача выручки в офис» отражаются в отчете по движениями, но не являются затратами.
- Не все статьи затрат являются движениями ДС.
- Например, если мы учитываем затраты на з/п методом начисления, то факт затрат фиксируются в момент начисления (которое производится в конце месяца), а не выплаты денег (которая производится в начале следующего). Т.е. при проведении начисления - затраты есть, движений ДС - нет.
- Оплата поставщику за товары не считается затратами, т.к. эта сумма, будет учтена при расчете маржи от продажи.
- Списание брака или недостачи по ревизии это затраты, но движений денежных средств не происходит.
Отражение конкретных операций
Ведение кассы не дает явных преимуществ - это небольшой кирпич в стене вашего дома. Если кирпич вытащить - стена не рухнет. Но дом без кирпичей не построить. Работа без учета кассы возможна, но целостным и полным учет не будет.
Розничная выручка
- Это сумма наличных денег, полученная от торговли в розницу.
- Движения по кассе создаются автоматически при проведении документа «Отчет о розничных продажах». В отчете по движениям отражается по статье ДДС «Розничная выручка»
Выемка ДС (инкассация)
- В конце дня сумма изымается из кассы и передается в центральный офис или банк.
- В зависимости от того, что происходит с деньгами дальше, необходимо делать следующее:
- Если деньги передаются в кассу, по которой тоже ведется учет
- Сделать документ «Внутреннее перемещение ДС»
- Отправитель — «Магазин», получатель — «центральная касса»
- Деньги спишутся с кассы магазина, оприходуются в кассу получатель
- Если деньги дальше не учитываются (например ведется остатки в кассе магазина, но не ведутся остатки денег предпринимателя)
- Необходимо сделать РКО с типом «Прочий расход денежных средств»
- Выбрать статью движения «Сдано в офис» (создать её самостоятельно)
- Если деньги сдаются в банк
- Сделать РКО
- Тип операции - «Взнос наличными в банк»
- Выбрать расчетный счет, на который будут зачислены деньги
- Выбрать соответствующую статью ДДС
Внесение в кассу на размен
- Проводится аналогично инкассации, только вместо РКО делает ПКО.
Оплата поставщику
- Сделать РКО с типом «Оплата поставщику»
- В поле «Комментарий» описать, за что отданы деньги
Прием оплаты от покупателя
- Проводится, только если покупатель получил товар по документу «Реализация товаров и услуг».
- Сделать ПКО с типом «Оплата от покупателя» (можно вводом на основании реализации)
- В поле «Контрагент» выбрать поставщика
- В поле «Комментарий» описать, за что получены деньги
Отражение недостачи по кассе
- Недостача возникает, если сумма наличных в кассе меньше остатка по отчету. Часто, например, бывают отклонения на незначительные суммы от неправильно выданной сдачи.
- Необходимо сделать документ РКО (если вышла недостача) или ПКО (если излишек)
- Если эта сумма возмещается продавцом
- выбрать тип операции «Оплата поставщику»
- в качестве контрагента выбрать продавца
- статья ДДС — недостача по касса
- сумму недостач за месяц можно увидеть в отчете «Движения ДС»
- Если задолженность не вешается на продавца, а отражается как прочие затраты
- выбрать тип операции «Прочие расходы»
- выбрать статью ДДС - «недостача по кассе»
- выбрать статью затрат - «недостача по кассе»
- сумму недостач за месяц можно увидеть в отчете «Затраты»
- Если эта сумма возмещается продавцом
Прочие мелкие расходы (вода, канцелярия и т.п.)
- Вид операции - прочий расход ДС
- Поле «Статья движения ДС» - выбрать вид движения (вода, аренда, з/п)
- Поле «Статью затрат» - выбрать то же самое, только из затрат (вода, аренда, з/п)
- Поле «Статья движения ДС» - выбрать вид движения (вода, аренда, з/п)
Отчеты по кассе
Начать ведение остатков в магазине необходимо с требования к продавцам ежедневно распечатывать «Ежедневный отчет кассира», который должен сходится с реальными наличными в их кассе. Это обяжет их внимательно относится к кассе и регистрировать все движения по ней. Для этого им необходимо вводить всего два вида документов:
- РКО при выдаче денег из кассы
- ПКО - при получении денег (размен или от покупателя)
- Данный отчет - наша , которую можно подключить к вашей программе. Свяжитесь с нами, чтобы получить её.
- Отчет служит заменой кассового журнала, который вы возможно еще ведете вручную.
- Пункт меню: «Отчеты / Денежные средства / Ведомость по денежным средствам»
- По каждой кассе показывает приход, расход, начальный и конечный остаток ден. средств.
- Как и любой другой стандартный отчет 1С, может быть выведен в различном виде, в зависимости от настроек (могут быть изменены группировка строк и колонок, отбор, показатели)
- Пункт меню: «Отчеты / Денежные средства / Движения денежных средств»
- Показывает движения денег по статьям за выбранный период.
- Отчет также можно привести в любую необходимую вам форму с помощью настроек
Выемку денег из кассы можно проводить не только в конце дня, но и в течение рабочего дня.
В открытом РМК кассира в правом верхнем углу нажимаем кнопку ЕЩЕ - Выемка денег.
Указываем сумму, которую планируем выводить и нажимаем ОК.
Фискальный регистратор печатает соответствующий документ- чек о выемке денежных средств.
Если смену нужно закрыть, в открытом РМК в меню Еще нажимаем кнопку Закрыть смену.
В этот момент печатается отчет с гашением (Z- отчет) и формируется документ Отчет о розничных продажах. Он поделен на закладки:
Товары и услуги - отражены все позиции, реализованные за смену;
Оплата картами - все транзакции в разрезе карт и сумм.
Документ проводим и закрываем.
Выемку денег проведена, но фактически они еще находятся в кассе магазина. Нужно провести перемещение в центральную (основную) кассу компании.
Раздел Деньги-Банки и касса.
В документе поступления автоматически заполнена строка с названием центральной (основной) кассы предприятия.
Сумма задается вручную. В поле Расшифровка платежа нужно указать кассу ККМ, из которой перемещаем деньги в основную кассу.
Документ нужно провести и закрыть. Выемка произведена. Контролировать движение средств можно с помощью отчетов. Раздел Деньги- Отчеты
Самым простым является отчет Движение денег. Указываем необходимую дату и нажимаем кнопку Сформировать . Как видим, перемещение денег в основную кассу произведено.